1. Op de door de Dutch Auto Driving Experience georganiseerde The Arctic Challenge Tour en de Arctic Goes Austria Tour is het onderhavige reglement van toepassing. Door inschrijving aan genoemd evenement verklaart de inschrijver van de inhoud van dit reglement kennis te hebben genomen en met dit reglement akkoord te gaan.

2. De organisatie behoudt zich het recht voor om een inschrijving, zonder opgave van redenen, af te wijzen. Afwijzing geschied schriftelijk.

3. Terugbetaling van het inschrijfgeld (Arctic Challenge Tour en Arctic Goes Austria) vindt plaats, indien een verzoek om deelname van een team door de organisatie is afgewezen en indien een team zich inschrijft op het moment dat het maximum aantal deelnemers is bereikt. Indien het inschrijfgeld niet tijdig is voldaan zal de organisatie het team uitsluiten van deelname, maar wordt dit niet beschouwd als afwijzing van deelname. Alsdan blijft het volledige inschrijfgeld verschuldigd en is er geen enkel recht op restitutie. Indien men zich na betaling van het inschrijfgeld en voor aanvang van de Arctic Challenge Tour / Arctic Goes Austria als team terugtrekt vindt geen terugbetaling van het inschrijfgeld plaats. Een geaccepteerde inschrijving overdragen aan een ander team en/of andere personen is niet toegestaan zonder goedkeuring van de organisatie.
Inschrijfgeld voor bedrijven is exclusief BTW.

4. Indien The Arctic Challenge Tour / Arctic Goes Austria vanwege niet voorziene omstandigheden moet worden gestaakt of ingekort, of indien een team vanwege diskwalificatie of om andere redenen de tocht voortijdig moet afbreken, dan vindt geen gehele of gedeeltelijke terugbetaling van het inschrijfgeld plaats.

5. Ieder team voor personenauto’s bestaat uit 2 personen en ieder team voor truck’s / vrachtwagen maximal uit 3 personen. De minimale leeftijd is 21 jaar en beiden moeten in het bezit zijn van een geldig reisdocument, verzekeringsbewijs en rijbewijs. Elke deelnemer wordt geacht een deugdelijke reisverzekering te hebben afgesloten en zichzelf alsmede het voertuig minimaal WA verzekerd te hebben. De organisatie kan van de deelnemers verlangen, dat zij bewijs overleggen waaruit één en ander blijkt, bij gebreke waarvan een deelnemer kan worden gediskwalificeerd of van deelname kan worden uitgesloten. Alsdan vindt er geen restitutie van inschrijfgeld plaats.

5A. Wij definiëren een truck / vrachtwagen op de volgende wijze:
- grijs kenteken
- gewicht ledig minimaal 3500kg
- object inricht tbv transport of werkmatrieel doeleinden
- algemeen ingericht als bedrijfsauto

6. De bedoeling is om de trajecten binnen The Arctic Challenge Tour / Arctic Goes Austria, per auto / truck of vrachtwagen af te leggen, zonder daarbij de plaatselijk geldende verkeersregels te overtreden. Bij overtreding van één (of meer) verkeersovertreding(en) – met uitzondering van parkeerovertredingen, volgt straf volgens een vooraf vastgesteld strafpunten systeem. Bij ongewenst gedrag, ongewenst rijgedrag waaronder maar niet uitsluitend ernstige of herhaaldelijke verkeersovertredingen en/of snelheidsovertredingen kan de organisatie besluiten het betreffende team te diskwalificeren voor de betreffende etappe en/of eindklassement. Alsdan vindt er geen restitutie van inschrijfgeld plaats.

7. Ieder team volgt een zelf uit te stippelen route naar coördinaten die men gedurende The Arctic Challenge Tour ontvangt van de organisatie. De coördinaten worden gegeven via een vooraf bepaald coördinaten-systeem. Als eindtijd geldt de totaal verstreken tijd van start tot finish, echter met bijtelling van de opgelopen straftijd. Om voor het klassement mee te kunnen blijven doen, moet elk coördinaatpunt van elke etappe worden bereikt. De punten die een team kan winnen of verliezen bij het uitvoeren van door de organisatie opgedragen klassementsproeven wordt bij de eindstand afgetrokken c.q. bijgeteld.

8. Eventuele overtochten moeten worden gemaakt met lijndienst veerboten. De kosten van overtocht komen voor rekening van de teams.

9. De kosten van hotelovernachting, ontbijt, diner en activiteiten zoals deze door de organisatie zijn gepland, zijn voor rekening van de organisatie. Alle overige persoonlijke kosten dienen door de teams zelf betaald te worden.

10. Voor de gehele tocht mag slechts één en hetzelfde motorrijtuig gebruikt worden. Eventuele reparatie van het voertuig is toegestaan echter het inzetten van vervangend vervoer is niet toegestaan.

11. Alle voertuigen moeten standaard motorrijtuigen zijn en moeten voorkomen op de prijslijst van de fabrikant.

12. Het voorafgaan, vergezellen of volgen van het team door een andere auto – hoe ook genaamd en onverschillig de bemanning van die andere auto, truck of vrachtwagen – is niet toegestaan.

13. Teamleden behoren gedurende de gehele tour bij hetzelfde voertuig. Wisseling in  samenstelling is niet toegestaan.

14. Elk team is verplicht een ander team in nood te helpen en de Backoffice onmiddellijk telefonisch over de situatie in te lichten en overleg te plegen. De aanwijzingen van de Backoffice moeten opgevolgd worden. Van het helpende team wordt de tijd gedurende de hulp stilgezet zodat er geen gevolgen zijn voor de etappe uitslag en het eindklassement. Het in de auto meenemen van het gestrande team en/of andere personen is zonder toestemming van de organisatie niet toegestaan.

15. Toezicht op de gereden route en de snelheid geschiedt door middel van ingebouwde Track en Tracing apparatuur. (alleen van toepassing bij de Arctic Challenge Tour)

16. Bij ieder bereikt coördinaat moet door ieder team de datum, tijdstip en kilometerstand worden ingevuld in het logboek. Tevens neemt het team contact op met de Backoffice voor verkrijging van een nieuw coördinaat.

17. Iedere deelnemer is verplicht voorafgaande aan de start een verklaring te tekenen waarin hij of zij de organisatie, medewerkers, administratieve autoriteiten en elk ander persoon die betrokken is bij de organisatie van dit evenement vrijwaart van enige aansprakelijkheid. Bij gebreke waarvan het team wordt uitgesloten van deelname. Alsdan vindt er geen restitutie van inschrijfgeld plaats.

18. Indien bij de technische controle blijkt dat het voertuig niet voldoet aan de eisen gesteld in dit reglement krijgt het team tot 1 uur voor aanvang van het evenement de tijd om het gebrek te herstellen.

19. Deelnemende teams verplichten zich om alle publicaties (inclusief film- en foto-opnames) over hun team na de Arctic Challenge Tour / Arctic Goes Austria binnen vier weken na afloop in kopie gebundeld aan de organisatie aan te leveren. Elke deelnemer gaat er mee akkoord dat interviews en beeldmateriaal die betrekking hebben op de deelnemers c.q. deelnemende team, door de organisatie worden gebruikt voor mediadoeleinden.

20. Alle teams zijn verplicht bij elke briefing aanwezig te zijn.

21. Ieder team verplicht zich om op hun auto de door de organisatie verstrekte stickers  duidelijk zichtbare op de aangegeven plaats aan te brengen.

22. Elke vorm van merchandising- publiciteit- werving- advertising- verwijzing naar, waarbij gebruik wordt gemaakt van foto's / videobeelden en het logo en/of de naam Arctic Challenge (Tour) / Arctic Goes Austria, is zonder schriftelijke toestemming van de organisatie niet toegestaan.
Behoudens reclame uitingen op de deelnemende voertuigen en/of op de kleding van de deelnemers, is het niet toegestaan, zonder schriftelijke toestemming van de organisatie, reclame te maken voor andere dan evenementsponsoren, gedurende alle door de organisatie gehouden bijeenkomsten, vóór de start, tijdens The Arctic Challenge Tour / Arctic Goes Austria en bij de finish.

23. Op iedere overtreding van (een bepaling van) dit reglement kan diskwalificatie voor een etappe of diskwalificatie voor het eindklassement of straftijd voor het betrokken team volgen. Alsdan vindt er geen restitutie van inschrijfgeld plaats.

24. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist de organisatie.

25. Protesten tegen beslissingen van de organisatie, genomen op grond van dit reglement, dienen op straffe van niet-ontvankelijkheid schriftelijk bij de organisatie te worden ingediend binnen 1 uur na de finish van het team. Tegen de beslissing van de organisatie op het protest, is geen beroep mogelijk en een beroep op de burgerlijke rechter is uitgesloten.