Reglement

1. Op de door de Dutch Auto Driving Experience georganiseerde The Arctic Challenge Tour is het onderhavige reglement van toepassing. Door inschrijving aan genoemd evenement verklaart de inschrijver van de inhoud van dit reglement kennis te hebben genomen en met dit reglement akkoord te gaan.

2. De organisatie behoudt zich het recht voor om een inschrijving af te wijzen, schriftelijk, eventueel zonder opgaaf van redenen.

3. Terugbetaling van het volledige inschrijfgeld vindt plaats aan een equipe die door de organisatie is afgewezen en aan een equipe die inschrijft op het moment dat het maximum aantal deelnemers is bereikt. Indien het inschrijfgeld niet tijdig is voldaan zal de organisatie het team uitsluiten van deelname. Indien men zich na betaling van het inschrijfgeld en voor aanvang van de Tour als team terugtrekt vindt geen terugbetaling van het inschrijfgeld plaats. Een geaccepteerde inschrijving overdragen aan een ander team en/of andere personen is niet toegestaan zonder goedkeuring van de organisatie.

4. Indien The Arctic Challenge Tour vanwege niet voorziene omstandigheden moet worden gestaakt of ingekort, of indien een team vanwege diskwalificatie of om andere redenen de tocht voortijdig moet afbreken, dan vindt geen gehele of gedeeltelijke terugbetaling van het inschrijfgeld plaats.

5. Ieder team bestaat uit 2 personen. De minimale leeftijd is 20 jaar en beiden moeten in het bezit zijn van een geldig paspoort, verzekeringsbewijs en rijbewijs. Elke deelnemer wordt geacht een deugdelijke reisverzekering te hebben afgesloten en zichzelf alsmede het voertuig minimaal WA verzekerd te hebben.

6. De bedoeling is om de trajecten binnen The Arctic Challenge Tour, ongeveer 7000 kilometer, per auto af te leggen, zonder daarbij de plaatselijk geldende verkeersregels te overtreden. Bij overtreding van één (of meer) verkeersovertreding(en) – met uitzondering van parkeerovertredingen, volgt straf volgens een vooraf vastgesteld strafpunten systeem. Bij ongewenst gedrag, ongewenst rijgedrag waaronder maar niet uitsluitend ernstige of herhaaldelijke verkeersovertredingen en/of snelheidsovertredingen kan de organisatie besluiten het betreffende team te diskwalificeren voor de betreffende etappe en/of eindklassement.

7. Ieder team volgt een zelf uit te stippelen route naar coördinaten die men gedurende The Arctic Challenge Tour ontvangt van de organisatie. De coördinaten worden gegeven via een vooraf bepaald coördinaten-systeem. Als eindtijd geldt de totaal verstreken tijd van start tot finish, echter met bijtelling van de opgelopen straftijd. Om voor het klassement mee te kunnen blijven doen, moet elk coördinaatpunt van elke etappe worden bereikt. Wanneer een team een bepaald traject heeft afgelegd onder een door de organisatie vastgestelde ideale tijd, dan volgt eveneens straftijd, bedoeld om The Arctic Challenge Tour zo veilig mogelijk te laten verlopen. De punten die een team kan winnen of verliezen bij het uitvoeren van door de organisatie opgedragen klassementsproeven wordt bij de eindstand afgetrokken c.q. bijgeteld.

8. Eventuele overtochten moeten worden gemaakt met lijndienst veerboten. De kosten van overtocht komen voor rekening van de teams.

9. De kosten van hotelovernachting, ontbijt, diner en activiteiten zoals deze door de organisatie zijn gepland, zijn voor rekening van de organisatie. Alle overige persoonlijke kosten dienen door de teams zelf betaald te worden.

10. Voor de gehele tocht mag slechts één en dezelfde auto gebruikt worden. Eventuele reparatie van het voertuig is toegestaan echter het inzetten van vervangend vervoer is niet toegestaan.

11. Alle voertuigen moeten standaard productieauto’s zijn en moeten voorkomen op de prijslijst van de fabrikant.

12. Het voorafgaan, vergezellen of volgen van het team door een andere auto – hoe ook genaamd en onverschillig de bemanning van die andere auto – is niet toegestaan.

13. Teamleden blijven gedurende de gehele tour bij het voertuig. Wisseling in de samenstelling is niet toegestaan.

14. Elk team is verplicht een ander team in nood te helpen en de Backoffice onmiddellijk telefonisch over de situatie in te lichten en overleg te plegen. De aanwijzingen van de Backoffice moeten opgevolgd worden. Van het helpende team wordt de tijd gedurende de hulp stilgezet zodat er geen gevolgen zijn voor de etappe uitslag en het eindklassement. Het in de auto meenemen van het gestrande team en/of andere personen is zonder toestemming van de organisatie niet toegestaan. Bij het niet naleven van deze regels kan straftijd of directe diskwalificatie volgen.

15. Toezicht op de gereden route en de snelheid geschiedt door middel van ingebouwde Track en Tracing apparatuur.

16. Bij ieder bereikt coördinaat moet door ieder team de datum, tijdstip en kilometerstand worden ingevuld in het logboek. Tevens neemt het team contact op met de Backoffice voor verkrijging van een nieuw coördinaat.

17. Iedere deelnemer is verplicht voorafgaande aan de start een verklaring te tekenen waarin hij of zij de organisatie, medewerkers, administratieve autoriteiten en elk ander persoon dat betrokken is bij de organisatie van dit evenement vrijwaart van enige aansprakelijkheid.

18. Indien bij de technische controle blijkt dat de auto niet voldoet aan de eisen gesteld in de vooraf opgegeven checklist krijgt het team tot 1 uur voor aanvang van het evenement de tijd om het gebrek te herstellen.

19. Deelnemende teams verplichten zich om alle publicaties (inclusief film- en foto-opnames) over hun team na de Arctic Challenge Tour binnen vier weken na afloop in kopie gebundeld aan de organisatie aan te leveren. Elke deelnemer gaat er voorts mee akkoord dat interviews en beeldmateriaal die betrekking hebben op de deelnemers c.q. deelnemende teams, door de organisatie worden gebruikt voor mediadoeleinden.

20. Alle teams zijn verplicht bij de briefing aanwezig te zijn.

21. Ieder team verplicht zich om op hun auto stickers vanuit de organisatie op duidelijk zichtbare aangegeven plaats aan te brengen.

22. Elke vorm van merchandising - publiciteit - werving - advertising - verwijzing naar, waarbij gebruik wordt gemaakt van het logo en/of de naam Arctic Challenge Tour is zonder schriftelijke toestemming van de organisatie niet toegestaan.
Behoudens reclame uitingen op de deelnemende voertuigen en/of op de kleding van de deelnemers, is het niet toegestaan, zonder schriftelijke toestemming van de organisatie, reclame te maken voor andere dan evenementsponsoren, gedurende alle door de organisatie gehouden bijeenkomsten, vóór de start, tijdens The Arctic Challenge Tour en bij de finish.

23. Op iedere overtreding van (een bepaling van) dit reglement kan diskwalificatie van het betrokken team volgen.

24. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist de organisatie.

25. Protesten tegen beslissingen van de organisatie, genomen op grond van dit reglement, dienen op straffe van niet-ontvankelijkheid schriftelijk bij de organisatie te worden ingediend binnen 1 uur na de finish van het team. Tegen de beslissing van de organisatie op het protest, is geen beroep mogelijk en een beroep op de burgerlijke rechter is uitgesloten.